makalah PAK

1. Mail Merge pada Microsoft Office Word 2007

ail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
  Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:

• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
  Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

                      

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
   

Tahap II Membuat Dokumen Master

2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
   Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
   Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
   

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
   
4. Selanjutnya kita akan memilih data source.
5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
    Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
    

Tips:

• Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
• Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
• Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

11. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
    Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
    Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
    

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
• Print Documents, untuk mencetak surat.
  Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
  Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
  Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

2. Pivot Table pada Microsoft Office Excel 2007

Pertama pilih sembarang sel dalam worksheet yang berisi data yang ingin Anda buat laporan . Kemudian di bawah klik tab insert pilih tombol PivotTable.

Kotak dialog PivotTable terbuka dan terlihat data kita yang sudah dipilih akan ditampilkan dalam bidang tersebut. Anda dapat menempatkan dalam sebuah lembar kerja baru atau yang sudah ada di mana Anda tinggal memilih lokasinya. Untuk demonstrasi ini saya akan memasukkannya ke dalam lembar kerja baru karena membuat hal-hal yang lebih luas.

Daftar PivotTable Field sudah teruka dan alat PivotTable sudah tersedia.

Pilih field yang akan disertakan dalam tabel dengan menyeret ke kotak yang berbeda di bawah ini. Tabel dibangun saat menyeret  ke dalam kotak untuk Laporan Filter, Kolom Label, Row Label, dan Nilai. Hal ini memungkinkan Anda memindahkan data-data sehingga Anda dapat mengatur yang terbaik untuk laporan Anda.

Anda dapat mengatur tampilan dari daftar PivotTable jadi yang terbaik bagi Anda.

Sementara untuk mengetahui PivotTable itu berfungsi penuh Anda dapat mengujinya, seperti dalam contoh ini di mana kita menyaring bulan.

sekarang sekelompok data dalam spreadsheet besar ...

anda dapat membuat PivotTable yang bagus untuk organisasi yang lebih baik dan presentasi.

3. Manfaat Program Presentasi pada Microsoft Power Point 2007

PowerPoint 2010 (manfaat dan keunggulannya)

1. Membawa lebih banyak energi dan dampak visual presentasi Anda.
   Hemat waktu dan uang dengan menerapkan efek foto yang canggih tanpa menggunakan tambahan software photo-editing program. Mengubah foto Anda menjadi menarik, bersemangat visual dengan menggunakan gambar yang baru dan fitur pengeditan yang lebih baik seperti saturasi warna dan suhu, kecerahan dan kontras, dan alat potong gambar yang maju, bersama dengan filter artistik seperti kabur, kuas, dan cat air.
2. Bekerja dengan orang lain tanpa harus menunggu giliran Anda.
   PowerPoint 2010 telah mengubah cara orang dapat bekerja sama dalam presentasi. Dengan co-authoring, Anda dapat sekaligus mengedit presentasi yang sama dengan individu-individu di lokasi yang berbeda. Anda juga dapat menggunakan Office Communicator atau aplikasi pesan instan Anda untuk melihat ketersediaan orang lain yang authoring presentasi dengan Anda dan mudah memulai percakapan tanpa meninggalkan PowerPoint. 2
3. Menambah pengalaman video pribadi. Embed dan mengedit file video langsung dalam PowerPoint 2010. Mudah memangkas video Anda untuk hanya menampilkan bagian-bagian yang relevan. Bookmark poin kunci dalam sebuah video untuk akses cepat atau memicu animasi untuk memulai secara otomatis ketika mencapai orang yang ditandai. Anda juga dapat mengatur video yang akan memudar kedalam dan keluar pada interval tertentu dan menerapkan berbagai gaya dan efek video-seperti refleksi, bevels, dan 3-D putaran-untuk membantu Anda dengan cepat menangkap perhatian audiens.

4. Bayangkan just-in-time show dan katakan.
   Siarankan secara langsung presentasi PowerPoint 2010 Anda dengan mengirimkan URL sehingga orang dapat melihat presentasi Anda di Web. Audiens Anda melihat slide dalam kesetiaan tinggi, bahkan jika mereka belum menginstal PowerPoint. Anda juga dapat mengubah presentasi Anda ke dalam sebuah video berkualitas tinggi dengan narasi untuk berbagi dengan siapa saja melalui e-mail, melalui Web, atau di DVD.
5. Mengakses presentasi dari lebih banyak lokasi dan lebih banyak perangkat.
   Postingkan presentasi Anda online dan kemudian akses, lihat, dan edit mereka dari Web3 atau Mobile-smartphone.4 Anda yang berbasis Windows. Dengan PowerPoint 2010, Anda dapat memperoleh hal-hal yang dilakukan sesuai jadwal Anda di beberapa lokasi dan perangkat.
   Microsoft PowerPoint Web App. Memperluas pengalaman PowerPoint Anda ke Web dan nikmati layar penuh, presentasi dengan kualitas tampilan tinggi kami. Simpan presentasi online dan edit pekerjaan Anda melalui PowerPoint Web App ketika Anda berada jauh dari kantor, rumah, atau sekolah. 3
   
   Microsoft PowerPoint Mobile 2010. Tinggal saat ini dan segera ambil tindakan bila perlu menggunakan versi mobile yang disempurnakan PowerPoint khusus cocok untuk smartphone Anda. 4
   
   
6. Buat presentasi berkualitas tinggi dengan pemandangan grafis.
   Anda tidak perlu menjadi seorang ahli desain untuk menciptakan grafis yang tampak profesional. Gunakan tambahan puluhan SmartArt ® layout untuk menciptakan berbagai jenis grafis seperti bagan organisasi, daftar, dan gambar diagram. Mengubah kata ke visualisasi yang lebih mengesankan untuk menggambarkan ide-ide Anda. Buat diagram semudah mengetik sebuah daftar bullet atau mengkonversi teks dan gambar untuk diagram hanya dalam beberapa klik.
7. Memikat audiens Anda dengan transisi baru dan peningkatan animasi.
   PowerPoint 2010 penawaran baru, transisi slide yang dinamis dan animasi efek yang terlihat seperti grafik yang Anda lihat di TV. Mudah diakses, dilihat, diterapkan, disesuaikan, dan untuk mengganti animasi. Anda juga dapat menggunakan Painter Animasi baru untuk dengan mudah menyalin Animasi dari satu objek yang lain.
8. Mengatur dan mencetak slide Anda lebih efektif.
   Mudah mengatur dan menavigasi melalui slide menggunakan bagian slide. Membagi presentasi ke dalam slide logis kelompok-kelompok, mengubah nama bagian untuk membantu Anda mengelola konten seperti untuk menetapkan slide ke penulis tertentu-atau dengan mudah mencetak hanya satu bagian dari slide.
9. Menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.
   PowerPoint 2010 menyederhanakan bagaimana Anda mengakses fitur. Microsoft Office Backstage ™ yang baru menggantikan tampilan menu file tradisional untuk membiarkan Anda menyimpan, berbagi, mencetak, dan mempublikasikan presentasi Anda hanya dengan beberapa klik. Dan, dengan peningkatan Ribbon, Anda dapat mengakses perintah favorit Anda bahkan lebih cepat dengan customizing tab atau Anda membuatnya sendiri untuk mempersonalisasi pengalaman gaya kerja Anda.
10. Bekerja pada beberapa presentasi dan beberapa monitor.
    PowerPoint 2010 memberi Anda jendela yang benar-benar terpisah untuk setiap presentasi yang Anda buka. Jadi, Anda dapat melihat dan mengedit beberapa presentasi secara mandiri, sisi-by-sisi, atau bahkan pada monitor yang terpisah.